Siempre que me preguntan por aplicaciones para organizar los proyectos y tareas, siempre recomiendo algo como Recordatorios, Todoist o Things. El método GTD y las tareas bien clasificadas son lo mejor para poder gestionar nuestro tiempo, o al menos es un buen primer paso para tantear el terreno.
Pero hay un dicho que aquí cobra todo el sentido: en casa del herrero, cuchara de palo. Uno de mis propósitos para 2023 era adoptar uno de esos gestores de tareas para organizarme mejor y salir de mi "adicción" al calendario, pero no me ha sido posible.
Más minimalismo o más clasificación, ese es el dilema
Para mí, esto es un gestor de tareas.
A lo largo de los años he sido un ferviente usuario de varios gestores de tareas. Things, Doo y Workflowy han sido mis opciones más utilizadas, pero a medida que ha ido pasando el tiempo me he ido adaptando a gestionar toda mi vida en el calendario.
Tenerlo así me ha dado varias ventajas: puedo hacer el llamado Time Blocking, que consiste en estimar el tiempo que me va a llevar hacer una tarea y así repartirme el día según convenga. También me permite clasificar cada grupo de tareas por colores, lo que se traduce en varios calendarios diferentes en iCloud.
Eso cobra especial interés en un caso como el mío en el que soy pluriempleado, ya que así puedo ver bien qué tengo que hacer para cada proyecto y bloquearme el tiempo de trayecto entre una tarea y otra si tengo que salir de casa. Y al mínimo imprevisto que haya, basta con mover esas tareas en el calendario para refecharlas. Muy cómodo.
Pero llegó un momento en el que mi calendario estaba repleto de eventos, así que pensé en dividirlos entre eventos como tales y tareas que podía tener en un gestor más tradicional. Hice una migración a Recordatorios con esas tareas, creando una lista para cada proyecto y estableciendo topes de tiempo para cada tarea.
Y durante unos días todo fue bien, pero me di cuenta que echaba demasiado de menos una ventaja importante de tenerlo todo en el calendario: no tenía que cambiar entre aplicaciones para gestionar esas tareas. Todo estaba concentrado en un sitio. Para mí, esa es la clave.
No menosprecio ni mucho menos las capacidades de Recordatorios: para mí es un gestor de tareas que no tiene nada que envidiar de las principales alternativas de pago. Un poco de adaptación y puede ser tu mejor aliado de productividad.
Pero en mi caso particular, he terminado viendo cómo prefiero tenerlo todo en un mismo lugar y mezclado con los eventos clásicos del calendario. Hay ciertas cosas a las que me tengo que adaptar, pero siempre acabo sintiéndome mejor en esos calendarios que no en cualquier lista de tareas. Supongo que cada cabeza tiene su modo de trabajar.
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