Steve Jobs ha pasado a la historia como uno de los grandes genios. A sus espaldas queda la revolución del Mac, la llegada del iPod, y más adelante el iPhone... Sin duda, proyectos increíblemente grandes y únicos. Por otro lado, Jeff Bezos es hoy en día una de las personalidades más importantes del mundo gracias a su negocio Amazon. Ya no es solo una plataforma de comercio online, sino también fabricación de dispositivos como el Amazon Echo y servicios de streaming musical y de vídeo.
Ser el CEO de una gran compañía como lo fue Steve Jobs con Apple o Jeff Bezos con Amazon implica tener tácticas empresariales clave para ahorrar tiempo en todas las situaciones. Ambos directivos detectaron que donde más tiempo se pierde es en las reuniones. Un elemento necesario a la vez que "peligroso".
Steve Jobs odiaba las reuniones con muchas personas, tanto que rechazó una en la Casa Blanca
Steve Jobs tenía metodologías de todo tipo para aprovechar cada minuto. Su mente nunca paraba de pensar en el trabajo, ni siquiera en vacaciones. Por ello, las reuniones para él suponían en la mayoría de ocasiones una pérdida de tiempo. A más personas en la reunión, más puntos de vista, menos responsabilidades adquiridas de manera propia, y sí, más tiempo perdido.
Por ello, para Steve Jobs era clave una lista de asistentes reducida. Las personas justas y necesarias para llevar a cabo las tareas. Sin invitados "por si acaso" o "para que estén al tanto". Tanto es así que Jobs dijo abiertamente a los funcionarios de la Casa Blanca que no iba a ir a una reunión con Barack Obama porque la lista de invitados era demasiado larga.
Otras técnicas que utilizaba Steve Jobs para unas reuniones más productivas eran no tener más de tres puntos a tratar y una duración inferior a treinta minutos. Hoy en día así se sigue haciendo en Cupertino. Las reuniones existen pero en grupos pequeños, como si siguiesen siendo una pequeña empresa.
Jeff Bezos tiene "la regla de las dos pizzas"
A la hora de tener que hacer una reunión con el CEO de Amazon, este se pregunta: ¿Son suficientes dos pizzas para que coman todos los asistentes? Si es así, la reunión sigue adelante. Si no, hay que recortar la lista de asistentes. No es un método muy científico y depende del tamaño de la pizza, pero tal y como contó Jeff Bezos a Forbes, el número máximo de personas sería de diez. Si se supera ese número, la productividad cae, la reunión se alarga y las personas se distraen al saber que el tema que se está tratando no va directamente con ellos.
Diferente método, mismo objetivo que Steve Jobs
Jeff Bezos ha implementado esta regla en Amazon con gran éxito. Al limitar el número de asistentes, se asegura de que cada persona presente tenga un rol claro y específico, y que la reunión se mantenga enfocada en los objetivos principales. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la calidad de las decisiones tomadas y la eficiencia en la ejecución de las tareas.
Dos pizzas tienen que ser suficientes para que coman todos los asistentes a una reunión según Jeff Bezos
Las tres claves para tener una reunión productiva
Con la experiencia de Steve Jobs o Jeff Bezos, podemos llegar a una conclusión para aplicar a tus propias reuniones de trabajo:
- Lista de asistentes reducida, puedes usar "la regla de las dos pizzas"
- No más de tres puntos a tratar por reunión
- Una duración limitada a treinta minutos
Es preferible agendar dos reuniones diferentes a tener una única más larga. A todos nos ha pasado tener una gran reunión en el trabajo durante dos horas y perder la concentración como si estuviéramos en una clase de instituto. Es lógico y, de hecho, está demostrado que la concentración cae tras 30/40 minutos de atención plena. Por ello, una duración corta es clave, y para eso hay que reducir la lista de temas y asistentes para evitar que todos perdamos el valioso tiempo.
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