Agenda de Mac OS X: Qué son y cómo utilizar los "grupos inteligentes"

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21 Abril 2010

Pedro Aznar

Director

Uno de los elementos más antiguos y menos conocidos de Mac OS X, es la Agenda. Una práctica aplicación que ha ido mejorando sensiblemente versión tras versión, pero a la que pocos le prestan atención. En esta entrada veremos cómo utilizar los “grupos inteligentes” para mantener nuestra agenda ordenada y que se comporte y trabaje para nosotros de forma más eficiente.

El concepto de “objeto inteligente” en Mac OS X ya lo hemos repasado en Applesfera en otras ocasiones. Por ejemplo, hace poco más de un año veíamos cómo utilizar las “carpetas inteligentes” del sistema. El “objeto” que utilizaremos hoy está dentro de la propia aplicación de Agenda, pero se comporta de forma parecida.

En esencia, se trata de reglas lógicas sobre eventos o procedimientos del programa. Por ejemplo, podemos crear un grupo inteligente para tener en un mismo sitio a todas las mujeres que se llamen “María”, y poder felicitarlas el día de su santo. Un ejemplo un poco simple, pero como veréis, las posibilidades son muy amplias.

Grupos inteligentes en Mac OS X, lo básico

Para crear un grupo inteligente, entramos en Agenda, y vamos a Archivo / Nuevo grupo inteligente. Ahí nos aparecerá una ventana que nos resultará familiar si hemos utilizado esta característica de Mac OS X en las carpetas, por ejemplo.

Sólo tendremos que elegir el filtro con el que crear al nuevo grupo. Por ejemplo, ponemos en “Empresa” el nombre de “WeblogsSL”, para obtener una lista de todos los compañeros de nuestra red:

Cuando pulsemos en Aceptar, se creará en la lista de la zona izquierda de la Agenda, un nuevo grupo del nombre que hayamos elegido, con el contenido filtrado por la regla anterior. Recordad que los objetos inteligentes se actualizan en tiempo real, por lo que si añadimos a partir de ahora otra tarjeta cuya empresa sea WeblogsSL, inmediatamente el grupo la “fichará”.

Vamos con más ejemplos, para que veáis las posibilidades de todo ésto. ¿Que os parecería crear un grupo inteligente con los contactos cuyo cumpleaños es en menos de 7 días? Este grupo se actualizaría automáticamente al abrir la agenda, de forma que tendremos una forma cómoda de estar al día con nuestras felicitaciones. Quedaría así:

El orden en la agenda es muy importante, así como tenerla actualizada lo máximo posible. Sin embargo, sed sinceros… ¿Cuántos de vosotros todavía tenéis nombres de tarjetas con la coletilla “móvil”? Es normal, sobre todo si tenéis un iPhone. Al provenir de otros móviles que utilizaban la SIM para almacenar los contactos, utilizábamos el campo “nombre” para diferenciar contactos. Por ejemplo “Antonio móvil”, “Antonio casa”, “Antonio móvil trabajo”...

Ésto ya no es necesario si utilizamos la Agenda del Mac y la sincronizamos con un iPhone (u otro teléfono que la utilice). Podemos tener una sola tarjeta por contacto y varios números de teléfono en ella. Sin embargo, si tenemos muchos contactos, la búsqueda uno por uno de esta gente sin actualizar puede ser muy engorrosa.

Pues para eso se crearon los grupos inteligentes. Vamos a montar uno, por ejemplo, que nos “chive” todos nuestros contactos del antiguo móvil donde todavía utilizábamos el nombre para diferenciarlos con otros:

Y otra idea: Buscad todos vuestros contactos sin email, y añadídselo. Muy útil para mandar un correo electrónico desde el iPhone, utilizando los contactos del teléfono sin tener que andar copipegando direcciones. ¿Cómo encontrar aquellos contactos sin correo? Ya lo sabéis:

Hay muchas combinaciones que podéis utilizar para vuestros propios intereses. Y recordad que podéis combinar estas reglas, para encontrar por ejemplo a los que tengan móvil pero no email, a los que tengan email o móvil, etc…

Usos a posteriori

Una vez que se han creado los grupos, y aparecen en la lista izquierda, todavía podemos modificar varios parámetros de ellos. Por supuesto, siempre podremos editar las reglas de filtrado del grupo, pulsando con botón derecho / Editar grupo inteligente. Sin embargo, hay otras tres acciones que tenéis que tener en cuenta porque también os pueden interesar:

Como véis, la más útil es la que os he seleccionado en la captura, enviar correo a todo el grupo. Recordad que es un grupo inteligente y conviene revisarlo antes por si se ha modificado automáticamente al abrir Agenda. De un vistazo encontraréis todas las personas que lo componen en la columna “Nombre”.

La opción de “Exportar vCard” sirve para pasarle este grupo recién creado a otro ordenador que pueda leer vCards (tarjetas digitales). De nuevo, tened presente que se exportará el grupo que esté en ese momento actualizado, y que una vez exportado, evidentemente, el vCard no se actualizará.

La tercera opción, “Editar lista de distribución” consiste en abrir un grupo creado y revisar las direcciones de correo de los integrantes, pudiendo elegir entre una de ellas en caso de que haya varias, simplemente pinchando sobre la que nos interese:

Con estos pequeños trucos, ya comenzamos a controlar ese programa injustamente olvidado como es la Agenda. En próximas entradas entraremos a fondo en otros aspectos de la misma, y comprobaréis que usándola apropiadamente, puede ser una herramienta de organización de la información tremendamente potente.

En Applesfera | Carpetas inteligentes, cómo trabajar con ellas en Mac OS X
En Applesfera | Cómo mover archivos en Mac OS X correctamente