Todoist, un gran gestor de tareas multiplataforma

En la situación actual, en la que todos contamos al menos con un smartphone, tablet, ordenador o incluso uno de cada, existe un tipo de aplicación cada vez más usada y valorada: los gestores de tareas. En la tienda de aplicaciones para Mac y iOS podemos encontrar numerosas alternativas. Cada una de ellas con sus pros y contras pero todas con un denominador común: permitir al usuario hacer más y de forma organizada.

Durante los últimos días, sin abandonar mi actual gestor de tareas, he ido usando de forma conjunta Todoist, un gestor conocido para más de dos millones de personas pero desconocido para un amplio grupo de usuarios. Así que, ¿qué os parece si os cuento cómo ha sido mi experiencia, las ventajas y desventajas?

Qué es Todoist

Todoist es un gestor de tareas similar en esencia a Wunderlist. Con una estructura base muy sencilla, tendremos una ventana en la que podemos ver la bandeja de entrada, Hoy y los Próximos siete días. A continuación un apartado que da acceso a nuestros proyectos, etiquetas y filtros.

Si tenéis cierta familiaridad con este tipo de aplicaciones ya podréis ir imaginando las opciones que ofrece. Los proyectos que creamos podemos tratarlos como tal o como listas de tareas que nos permiten, por ejemplo, ir anotando todas las películas que queremos ver. Estas tareas podemos agruparlas para ir creando subtareas.

En cada tarea podremos establecer una serie de datos como etiquetas (requiere Premium) para contextualizar las tareas, temáticas o cualquier otro criterio que nos interese. Adicionalmente a las etiquetas tenemos un sistema de filtros.

Estos filtros puede que para usuarios menos avanzados o que buscan mayor sencillez no sean imprescindibles pero para los avanzados serán una característica muy potente. Nos permite agrupar por prioridad todas las tareas. Por ejemplo, ver unificadas todas las tareas con prioridad 1 sin importar a qué proyecto pertenezcan. O visualizar cuales son las tareas que hemos delegados a otros miembros de nuestro equipo. Nuevamente, si accedemos al modo premium podremos crear potentes filtros personalizados.

Además cuenta con un sistema para colaborar en la finalización de tareas y proyectos muy efectiva. Y que gracias a la integración con Dropbox y Google Drive permite incluso a los usuarios de la opción gratuita añadir enlazar archivos para que otros puedan trabajar a documentos o material adicional. Eso sí, esta opción de TD + Files sólo está disponible si tenemos proyectos compartidos.

Todoist es una aplicación planteada para ser útil a todo tipo de perfiles, tanto avanzados en temas de productividad como recién iniciados

¿No hay misterios verdad? Posiblemente sea lo que más me gusta de Todoist, todo está planteado para ser útil a cualquier tipo de usuario sin importar sus conocimientos tanto en temas productividad como de uso de gestores de tareas. Eso sí, para los avanzados es indispensable conocer los atajos de teclado para trabajar más rápidos.

Todoist y su opción premium

Hasta ahora todo lo que hemos visto, aunque hemos adelantado algunos puntos, es lo que ofrece Todoist en su versión gratuita. Pero como suele ser habitual también tenemos una opción premium que ofrece nuevas características o simplemente elimina las limitaciones de las existentes de la versión gratuita. Repasemos qué ofrece la opción premium (29 euros al año) al completo.

• Adjuntos de notas y archivos, nos permite añadir pues eso, desde documentos PDF, imágenes u hojas de cálculo.

• Recordatorios por móvil y mail

• Alertas por localización

• Sistema de etiquetas

• Filtros personalizados, opción de crear nuevos filtros para mejorar la experiencia

• Búsqueda de tareas por palabras clave

• Añadir emails como tareas, interesante opción que se integra con disferentes gestores de correo para enviar directamente las tareas desde ellos

• Acceso a las tareas a través del calendario, opción que permite exportar nuestras tareas para que podamos acceder desde el calendario

• Seguimiento de la productividad

• Sincronización ilimitada

• Plantillas para proyectos

• Copias de seguridad automáticas

Todas estas opciones nuevas aportan valor y mejoran las posibilidades a la hora de afrontar proyectos más complejos, de lagar duración o simplemente facilitarnos herramientas para hacer más eficiente nuestra forma de gestionar tareas.

Todoist en iOS

Visto Todoist en OS X, pasamos a la versión para iOS. Tanto en el iPhone como iPad la experiencia es la misma y con idéntica interfaz. Hay algunas diferencias propias por los elementos de diseño de cada sistema pero nada más.

Por tanto, no se requiere más allá de segundos el trabajar y gestionarse con la misma eficacia que la versión de escritorio o incluso la web. Y es que, algo que parece algo obvio -mantener una estructura y similitud entre diferentes versiones- no todas las aplicaciones lo ofrecen. O simplemente no encuentran un equilibrio de uso entre la versión para dispositivos móviles y la de escritorio.

En la versión para iOS ya os digo que todo resulta muy eficiente de usar, y ahora con iOS 8 se mejora aún más gracias al uso de las extensiones y el widget para el centro de notificaciones.

Todoist y el karma

Es una novedad lanzada este mes de octubre. Todoist karma es un sistema que permite cuantificar la habilidad de gestión de tareas de un usuario. La idea es permitir comprobar visualmente al usuario cual es su nivel de efectividad.

Según vayamos completando tareas y mejorando nuestras habilidades iremos subiendo de nivel. Para los que tenga ya interiorizada la gestión de tareas y cumplan objetivos resultará una característica menor y por supuesto no indispensable. Es cierto, no lo es, pero para los que recién comienzan es una forma de dar una pequeña motivación mediante este juego de conseguir logros. Además, no hay mejor satisfacción que llegar a final de la semana y ver cuántas tareas has conseguido sacar adelante.

Todoist, un gran gestor de tareas multiplaforma

Todoist es una gran herramienta para la gestión de tareas. Después de darle la oportunidad y estar probándolo durante días no sólo es una aplicación muy buena sino que nada tiene que envidiar a alternativas más populares como Wunderlist. Y ojo, que siempre he sido fan de la app de Wunderkinder pero hay detalles de Todoist que me parecen más acertados. Además, la sincronización es prácticamente perfecta.

Y eso, no tener problemas de sincronización, es algo que se agradece porque no sólo la he venido usando en mi Mac y iPad, también en un terminal Android que vengo usando desde hace unos meses como teléfono principal.

Porque sí, al estar basada en la web y contar con aplicaciones para diferentes plataformas (Android, Windows, clientes de correos, extensiones para navegadores, extensión para Gmail, Mac y iOS) te permite mucho margen de maniobra y no atarte a ninguna plataforma. Sin olvidar el acceso vía web.

Pero centrándonos en las versiones para Mac y iOS, en las actualizaciones para iOS 8 y OS X Yosemite el uso de las extensiones da un nuevo impulso a nuestra productividad al permitirnos consultar las tareas o añadir nuevas desde el centro de notificaciones. En OS X además tenemos la posibilidad de capturar tareas rápidamente mediante el atajo de teclado Comando + Mayúsculas + A o bien haciendo clic sobre el icono de Todoist en la barra de menú de Finder.

A Todoist se le podría puntuar como negativo el ser un servicio que para aprovecharlo al máximo requiere cuenta Premium. Pero aunque algunos prefieran pagar por la app, aunque deba hacerlo para cada versión, lo cierto es que 29 euros al año no es nada desproporcionado. Es cierto que andar cambiando de app para la gestión de tareas cada poco tiempo no es aconsejable, pero si estabais pensando qué aplicación usar y los Recordatorios y Notas de OS X y iOS se os quedan cortas, probad Todoist. No perdéis nada por hacerlo y mucho que ganar.

Además están trabajando en mejoras importantes como la integración con IFTTT. Una función que dotaría de un gran valor añadido al servicio. A mi ya se me ocurren numerosas posibilidades combinando opciones como la geolocalización y otros disparadores para intereactuar con nuestras listas de tareas.

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