Por una parte me considero afortunado: ejerzo dos actividades profesionales y ambas me gustan. Pero por otro lado eso implica ser autónomo, y si no delegas todo el papeleo y control de esas actividades a un gestor, te toca marearte entre facturas y cálculos interminables. Y que todo cuadre a la hora de pagar impuestos, claro.
Pero con los años no sólo he aprendido a gestionarme todo esto por mí mismo: también he conseguido hacerlo dependiendo de una sola aplicación que tengo en mis Mac, mi iPhone y mi iPad: Numbers. Y encima, Apple te permite tenerla gratuitamente.
La hoja de cálculo más versátil no es Excel
Ser freelance implica encargarte de varias cosas:
- En vez de recibir una nómina o sueldo, emites tus propias facturas que tienes que generar.
- Tienes que mantener un libro de ventas y compras.
- Tienes que controlar los gastos de trabajo que puedas tener y contabilizarlos.
- Tienes que declarar los impuestos que tu mismo cobras y te retienes a través de tus facturas, incluyendo el IVA y el IRPF.
Numbers es primordialmente una hoja de cálculo, con lo que los libros de compras y ventas es la primera aplicación obvia a aprovechar en ese programa, incluyendo los gastos de trabajo. Lo concentro todo en un sólo fichero de numbers, con varias pestañas/hojas, que almaceno en iCloud Drive para poder consultarlo y modificarlo allá donde sea. Sí, incluyendo el iPhone.
De hecho, tengo una pequeña hoja de cálculo que siempre utilizo desde mi teléfono para controlar los gastos de mi día a día, ya incluso al margen de lo profesional. Nunca he conseguido acostumbrarme a aplicaciones de finanzas personales como las de los propios bancos o Money Pro, siempre he acabado reemplazándolas con hojas de cálculo simples.
¿Y para las facturas? Pues puede que te sorprenda, pero el propio Numbers también tiene una plantilla para crear tus propias facturas y sin que su estética sea la propia de una hoja de cálculo:
Aunque no te lo creas, esto es una hoja de cálculo. Este es el hecho más diferencial entre Numbers y Excel.
Puedes modificar esta plantilla a tu gusto, creando una factura que encaje con las medidas de un folio DINA4. Y por supuesto, puedes exportar esas facturas directamente a un PDF para enviarlas a quien necesites.
¿Y cómo accedo a esas hojas de cálculo? Fácil: con atajos. Los tengo todos en la sección de Widgets de mi iPhone, para que así no tenga que entretenerme buscando la aplicación de Numbers en mi iPad. Cada uno de ellos es un simple atajo de acceso directo a un fichero, nada más:
Otra ventaja obvia es que no tengo que suscribirme a ningún servicio especializado en contabilidad para poder mantener mis números, lo que representa un ahorro. Además, las hojas de cálculo de Numbers ocupan tan poco espacio que no representarían un problema incluso si tuviese los escasos 5 GB gratuitos de iCloud. Puedo incluso mantener un archivo con las finanzas de todos los años pasados sin preocuparme.
No dudo de las comodidades extra que me pueden dar aplicaciones especializadas en finanzas personales, pero en mi caso me he acostumbrado demasiado a mis hojas de cálculo hechas a medida en Numbers. Son ya demasiados años con este tipo de gestión y un cambio brusco hacia otras aplicaciones sería un impacto grande en mi modus operandi.
Imagen | Scott Graham
En Applesfera | He descubierto por casualidad cómo liberar 10 GB de espacio en mi iPhone, sin borrar ni fotos ni aplicaciones
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