Las listas de tareas y métodos como el Pomodoro han motivado a millones de usuarios a ser más productivos, y la evolución de esas aplicaciones ha terminado derivando en herramientas versátiles como Notion o el próximo Microsoft Loop. Éstas se presentan no cómo simples listas de tareas, si no como un centro desde el que gestionar toda nuestra vida profesional y personal.
El responsable de que diga eso es la flexibilidad de los elementos de Notion, que pueden convertirse en listas, tablas o incluso en una base de datos si es necesario. Y por supuesto, todo puede hacerse de forma colaborativa entre varias personas en caso de estar trabajando. ¿Tiene Apple algo parecido a Notion o Microsoft Loop? No... aunque podemos hacer un apaño.
Notas puede ser (casi) lo que quieras
Insisto en que Notion es una herramienta estupenda (¡y se puede usar gratis!), pero escribo esto precisamente para cubrir uno de sus fallos: su rendimiento podría ser mejor en dispositivos móviles. Y una aplicación a la que volcarle todas nuestras tareas, proyectos e ideas debe ser una aplicación rápida además de completa.
Es por eso que he pensado en Notas como lugar en el que intentar replicar las funciones de Notion, a pesar de que no compartan el mismo concepto. No, no puedo tener la misma flexibilidad de páginas de Notion en Notas, pero es una aplicación presente en todos mis dispositivos, que no requiere de ninguna suscripción para usarse gratuitamente y que ofrece todo el espacio en la nube que permite iCloud. Y su sincronización, por cierto, también es excelente.
¿Cómo puedo acercarme al modo de uso de Notion con Notas? De las siguientes formas:
Notas puede albergar un árbol de directorios lo suficientemente complejo para quien quiera usarlo como depósito de tareas e ideas. Si usamos emojis en los nombres, las carpetas pueden identificarse más fácilmente.
- Una carpeta de Notas puede actuar como un proyecto o un conjunto de proyectos de Notion. Dependiendo de cómo lo usemos, incluso una Nota puede ser un proyecto.
- Esas carpetas también pueden usarse como clasificadores de proyectos o notas dependiendo de si hay que completar sus tareas más pronto o más tarde.
- En cada nota podemos colocar listas de tareas, imágenes, tablas, enlaces, dibujos y esquemas a mano alzada y texto con formato enriquecido. Es, como he dicho en otras ocasiones, prácticamente un documento de Pages o Word. Ah, y también podemos adjuntar vídeos y cualquier otro tipo de archivo dentro de una nota.
- Cada nota puede tener etiquetas, que podemos utilizar como indicadores de estado (#urgente, #pendiente, #delegado, #esperando... etc) o elementos de categoría (#proyecto1, #proyecto2, #proyecto3... etc). Incluso podemos mezclar ambos o más tipos de etiquetas que se nos ocurran. Todas las etiquetas aparecen en una barra lateral para poder acceder a todas las notas que las contengan rápidamente, pero cuidado: esta función sólo está disponible en iOS 15, iPadOS 15 y macOS Monterey.
- Para más seguridad, podemos proteger las notas con Touch ID o Face ID, o como mínimo una contraseña.
¿Qué funciones de Notion es imposible replicar en Notas?
- La idea de poder enlazar notas en notas de forma recursiva, o que se pueda enlazar a una nota desde otras aplicaciones como Recordatorios o el calendario. Parece solo un detalle pero es la magia que hacer que Notion y funciona.
- Las tablas complejas que pueden funcionar como bases de datos, o en las que se le pueden colocar elementos complejos.
Todo esto hace que Notas sea algo así como un intento de Notion, aunque sea sin llegar a ser algo equivalente. Puede ser, por ejemplo, un paso previo al uso de esa herramienta para ver si nos podemos adaptar a ella apuntando ideas y tareas con todas estas posibilidades. O, como he dicho antes, un posible sustitutivo si el rendimiento de Notion en redes no termina de convencerte como me ha ocurrido a mí.
Imagen | Glenn Carstens-Peters
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