OmniFocus 3 para iOS: el gestor de tareas más potente de todos ahora es más polivalente gracias a etiquetas y otras mejoras

Diez años son los que tiene OmniFocus en la App Store, una de las aplicaciones veteranas que ya venía con experiencia de la plataforma de escritorio. En estos 10 años no ha dejado de evolucionar, hasta tal punto que se ha convertido en una app tan sólida que cuesta encontrarle defectos. Desde hoy está disponible en la App Store OmniFocus 3, una de las mayores actualizaciones de la app, mejora lo que ya teníamos hasta ahora para seguir siendo el gestor de tareas más profesional que puedes utilizar en iOS.

Precisamente en mayo del año pasado le brindamos a OmniFocus 2 un artículo entero en Applesfera analizando todos sus puntos fuertes y alguna que otra desventaja. No vamos a analizar de nuevo toda la aplicación porque es realmente amplia, personalizable y completa, por lo que si no estás muy al tanto de OmniFocus, te recomiendo que le eches un vistazo. Sí que vamos a ver cuáles son los cambios más relevantes de esta nueva versión. OmniFocus 3 es uno de los grandes lanzamientos de OmniGroup para este año, han estado trabajando en esta versión durante meses, y lo cierto es que el trabajo se nota desde el momento que abres la app en tu iPhone o iPad.

Las novedades más importantes que encontrarás en Omnifocus 3 para iPhone y iPad

Desde finales de 2017 he tenido la oportunidad de probar esta nueva versión de OmniFocus para iPhone y iPad. OmniFocus 3 es un salto importante en la aplicación, no porque la versión anterior estuviese descuidada si careciese de grandes opciones, sino porque al utilizar la nueva versión notas inmediatamente que a pesar de que antes estabas cómodo con OmniFocus 2, en OmniFocus 3 todo es mejor. La estructura y objetivo principal de la app sigue siendo igual, pero sí que hay una serie de cambios que debes tener en cuenta:

Adiós contexto, hola etiquetas

La idea de OmniFocus siempre ha sido ofrecer una herramienta completa inspirada en el método GTD de David Allen. Un método que se centra, entre otras cosas, en poner un contexto a cada tarea para hacerla en el momento indicado y el lugar adecuado. Por eso mismo decíamos que OmniFocus es la app que da contexto a todas tus tareas. Eso era OmniFocus 2, en OmniFocus 3 se va un paso más allá sustituyendo el contexto por las etiquetas. Cambia el nombre, pero también cambia de singular a plural.

Es un cambio realmente simple pero que ofrece muchas más posibilidades. Antes podíamos aplicar un sólo contexto a cada tarea, lo que era lo mismo que aplicar una etiqueta a cada tarea. Ahora se cambia el nombre para llamarse etiquetas y nos permite aplicar múltiples etiquetas a cada tarea. Los más ortodoxos dirán que esto rompe directamente el método GTD que sólo permite una etiqueta/contexto por tarea, pero OmniFocus no busca limitarse a un simple método, sino que cada usuario pueda adaptar la app a lo que más le convenga. ¿Quieres seguir usando la app como antes? Simplemente no añadas más de una etiqueta a cada tarea.

Al estar acostumbrado a utilizar varias etiquetas en otros gestores de tareas, lo cierto es que se agradece poder utilizar varias en OmniFocus también. Esto permite por ejemplo añadir una etiqueta a una tarea para saber de qué tipo es, otra para añadir un lugar donde realizara, otra para añadir un dispositivo y otra para añadir la dificultad por ejemplo. Es simplemente más versatilidad y organización, mucha más.

Previsión, la vista que más vas a utilizar

Previsión es una vista de OmniFocus que ya la teníamos hasta ahora. Es realmente útil porque dispone de un pequeño calendario semanal en la parte superior que muestra las tareas pendientes de cada uno de los próximos días. En OmniFocus 3 ha mejorado, tanto que yo por ejemplo he dejado de utilizar la vista Hoy para utilizar la vista Previsión siempre. Por dos razones:

• Eventos del calendario totalmente integrados: OmniFocus 3 sincroniza los calendarios de tu dispositivo para mostrarte en la vista previsión los eventos que tienes para ese día. Nada especial hasta aquí, pero es que en esta nueva versión directamente se muestran entre las diferentes tareas y ordenados cronológicamente. Esto te permite saber qué tienes que hacer lo siguiente directamente, tanto si es asistir a una reunión como si es acabar un documento.

• Etiqueta específica: En la vista Previsión podemos añadir un extra más, se trata de la opción de que OmniFocus nos muestre las tareas que tengan una etiqueta concreta. Se entiende muy fácil con un ejemplo, yo tengo por ejemplo una etiqueta llamada 'hábitos' y en ella dispongo de tareas que estoy tratando de que sean un hábito en mi día a día y que por lo tanto se repiten a diario o periódicamente. Añadiendo la etiqueta 'hábitos' en mi vista de Previsión se me muestran al final de todas las tareas todas esas tareas que tengan la etiqueta hábito, independientemente de si pertenecen a un proyecto o tengan una fecha de vencimiento. En definitiva, un lugar donde añadir tareas que puedes hacer en cualquier momento.

Un inspector mucho más dinámico

Para mi lo más engorroso de utilizar un gestor de tareas es tener que añadir las tareas. Normalmente añado las ideas rápidamente en la bandeja de entrada y posteriormente las proceso una a una dándoles fecha de vencimiento, proyecto, etiquetas, si se repiten o no... Pero esto se hace realmente largo. En OmniFocus 3 los desarrolladores han buscado simplificar el proceso y hacerlo más rápido.

¿Cómo? En primer lugar añadiendo un inspector (donde añadimos estos datos) más dinámico. Ahora lo podemos personalizar para que muestre por defecto sólo las opciones que nos interesa. Por ejemplo yo no suelo poner duración estimada, así que he quitado esta opción de mi inspector y sólo se me muestra si pulso en el botón 'Mostrar más'. Otras funciones aparecen sólo cuando se les necesita, por ejemplo hasta que no indicas que un tarea se repite, no te muestra las diferentes opciones de repetición. En el iPad ahora también puedes editar opciones de las tareas de forma múltiple seleccionado varias de ellas.

Ordena las tareas como tú quieras

Lo normal en una lista de tareas es que los ítems se ordenen en orden alfabético o por fecha de vencimiento. De acuerdo, pero ¿y sí es una lista de productos que comprar? En Omnifocus 2 no había opción de mover los ítems para ordenarlos como quisiéramos. Ahora podemos organizarlos en la vista por etiquetas como nos de la gana con tan sólo arrastrarlos y sin que este modifique nada en el proyecto al que pertenecen. Así por ejemplo, puedes ordenar todo lo que tienes que comprar del supermercado según la zona donde se encuentren los productos.

Un diseño puesto al día

No se puede decir que OmniFocus 2 no tuviese una interfaz cuidada, los desarrolladores de OmniGroup siempre se han preocupado por tener unas apps que a pesar de disponer de un diseño propio, siempre ha estado a la última en tendencias y respetando las guías de Apple. Pero en OmniFocus 3 hay una puesta a punto importante, hay más espacio entre los ítems, colores más vivos y sobre todo una tipografía más cuidada que te permite visualizar mejor los ítems. OmniFocus se caracteriza por ofrecer mucha información y muchos detalles, en esta nueva versión esto no llega a agobiar tanto.

El futuro de OmniFocus: versión web y nueva versión para macOS

El trabajo de los desarrolladores de OmniGroup no acaba aquí para OmniFocus. La versión de iOS ha sido la primera en actualizarse a la versión 3.0 pero no la única, pues pronto llegará también OmniFocus 3 para Mac. Mientras tanto, se han asegurado de que la sincronización entre la versión de iOS y la versión de macOS sea completamente efectiva. Lo único que cambia para el usuario como tal es que en macOS siguen sin haber etiquetas, por lo tanto, OmniFocus para macOS te mostrará en las tareas con múltiples etiquetas tan sólo una de ellas, la primera de que tengas asignada a la tarea en OmniFocus para iOS. Es un poco engorroso pero es la solución más efectiva temporalmente.

Y sí, OmniFocus llegará pronto a los navegadores. Durante años se ha recriminado a los desarrolladores que no tuviesen app para Windows, Android u otras plataformas. Pues bien, pronto dispondremos también de una versión web para que se pueda utilizar OmniFocus en cualquier dispositivo desde el navegador. Eso sí, será una versión más limitada y no tan potente como en iOS o en macOS. Lo suficiente como para gestionar las tareas, añadir tareas y completar tareas. Lo suficiente para sacarte de un apuro si no dispones de tu iPhone, iPad o Mac contigo.

Precio y disponibilidad de OmniFocus 3 para iOS

OmniFocus 3 es una nueva app gratuita para los usuarios que provengan de OmniFocus 2 y hayan adquirido la app en una fecha posterior a octubre de 2017. Si has adquirido OmniFocus 2 antes de octubre de 2017 (cuando se anunció la nueva versión), tendrás un 50% de descuento en la compra de OmniFocus 3.

El modelo de negocio de OmniFocus se basa en ofrecer una app gratuita con dos compras in-app distintas. Esto se mantiene en OmniFocus 3. Si no tienes la app, estas son las diferentes opciones:

• Descargar la app gratis.
• Demo totalmente gratuita de 14 días en el modelo Estandar y el modelo Pro.
• Adquirir la versión Estandar por 43,99 euros.
• Adquirir la versión Pro por 63,99 euros.
• Actualizar de la versión Estandar a la versión Pro por 21,99 euros.

Es difícil encontrarle pegas a OmniFocus 3 para iOS, lo único que hay que tener en cuenta es que es una app realmente completa, y esto es tanto bueno como malo. Si buscas una herramienta de productividad profesional y técnica, OmniFocus es para ti. En cambio, si tan sólo necesitas añadir tareas, proyectos, etiquetas y fechas de vencimiento, quizás tengas más que suficiente con Things o Todoist, ya que todas las funciones de OmniFocus pueden llegar a agobiar a un usuario que parte de cero.

¿Es una aplicación cara? Lo cierto es que el desembolso es considerable, también comprensible. OmniFocus 3 es una app realmente completa y con unas bases para poder actualizarse con nuevas novedades en el futuro de forma constante. OmniGroup se caracteriza por ofrecer un enorme soporte de sus apps y con OmniFocus 3 no va a haber excepción. Mi recomendación, prueba la app dos semanas y luego comprueba si es para ti o no.

Más información | OmniFocus 3
En Applesfera | OmniFocus, la app que da contexto a todas tus tareas y a tu forma de trabajar: App de la Semana