Microsoft Outlook para iOS, análisis

La carrera de Microsoft para sacar aplicaciones para iOS comenzó hace más de cuatro años, con los primeros rumores de las versiones de Office para el sistema operativo móvil de Apple. Pocos podían imaginar que, años después, la compañía de Redmond lanzaría propuestas tan interesantes como el mismísimo Office para iOS que vimos en Marzo del año pasado, o este Outlook para iOS que muchos llevaban tiempo ver en sus dispositivos.

Con Microsoft siempre hemos tenido nuestras reticencias, pero la compañía que ahora lidera Satya Nadella ha cambiado el rumbo y apuesta por ofrecer sus productos a todas las plataformas que lideran el panorama móvil en este momento: iOS y Android. Y la verdad, es que lo están haciendo muy bien.

Sobre todo, tenemos que tener en cuenta que estas aproximaciones son primeras versiones de cada aplicación: los de Redmond sin embargo han sabido capturar la esencia de cada una de las aplicaciones y sentar un buen punto de partida no sólo para los que quieren disfrutar ya de ellas hoy, sino para atraer a los que lo harán en el futuro. Microsoft apostó primero por las aplicaciones de creación de contenidos como Word o Excel y ha dejado casi para un año después su propuesta de Outlook, dándole la importancia que se merece a una aplicación básica que usamos a diario.

El panorama actual

Microsoft no ha partido de cero, hace unos meses compró la aplicación de correo electrónico Acompli, una buena idea dentro del mundo de las aplicaciones de correo electrónico disponibles para las dos grandes plataformas. Una de las premisas para una buena aplicación de correo electrónico es el equilibrio: propuestas hay muchas dentro del panorama de las distintas tiendas de aplicaciones, pero casi siempre hablamos de dos extremos. Por un lado, las simples y por otro, las extremadamente complejas.

Las aplicaciones de correo o son muy sencillas, o muy complejas: lo ideal es el equilibro entre ambos extremos

Las aplicaciones más sencillas tratan de ser lo más ligeras posible, pero en el camino pierden funcionalidades interesantes para lo que un usuario necesita hoy en día: puede ser compatibilidad con Exchange, poca maniobrabilidad con las opciones por defecto… También existe el otro extremo, las mega aplicaciones de correo que intentan tener todas y cada una de las opciones que les ocurren, haciendo la aplicación pesada y complicada de usar. Algunas incluso tienen sus propias “reglas de funcionamiento” que impactan con lo que debería ser el flujo de trabajo del usuario.

¿Cómo debería ser una aplicación de correo moderna? Aquí hablaríamos de tres principios: potente, sencilla y adaptable. Combinar conceptos tan antagónicos – al menos los dos primeros – puede confundir a quien plantee la aplicación desde cero, pero no a quien esté diseñándola sabiendo abstraer lo que el usuario necesita y lo que debe ofrecer. Con Mail, Apple ofreció una solución sencilla, con ciertas posibilidades pero poco adaptable. Outlook ha sabido ver aquellos puntos débiles y tentar a los usuarios para conseguir ese hueco en el dock de su dispositivo iOS.

Los principios de Outlook para iOS

La aplicación es principalmente la parte de mensajería, pero no lo es todo ya que se compone de cuatro apartados más. Heredado de Acompli también tenemos un calendario integrado dentro de ella, muy útil a la hora de consultar nuestras citas y agendar nuevas. Quizás es menos completo que otras aplicaciones de calendario que hay por ahí, pero es más que suficiente para la tarea para la que se ha diseñado: saber lo que tenemos agendado y lo que podemos agendar.

Otro apartado interesante es la sección de “Adjuntos”. En ella, tendremos de un solo vistazo los últimos archivos adjuntos de todas las cuentas que tengamos configuradas. Y no sólo hablamos de cuentas de correo, Microsoft ha integrado el trabajo con OneDrive, Dropbox y si tenemos configurada una cuenta de Google, también todo lo que tengamos en Google Drive. Esta sección no sólo está disponible independientemente, sino que podremos acceder a ella desde cualquier correo o cita donde necesitamos archivos que anexar.

Interesante la sección de Personas, con un buscador instantáneo bastante decente incluso cuando buscamos en directorios de cuentas Exchange. Cuando encontramos a la persona que queremos, podemos ver toda la información que hemos cruzado con ella: nuestros correos, las reuniones a las que hemos asistido juntos y los adjuntos enviados. Es muy útil cuando necesitamos un documento de alguien, para no tener que bucear entre cientos de correos, ya que estos apartados están identificados con tres botones de acceso rápido dentro de esta sección. También podemos escribirle un correo directamente desde aquí, todo muy a mano.

La última sección es la de Ajustes: no nos presenta una larga lista de configuraciones personalizables, pero si las necesarias para adaptar la aplicación a nuestro flujo de trabajo. Podemos discriminar entre firmas por cuentas, elegir navegador por defecto, desactivar las notificaciones por cuenta (muy ágil y útil), las “opciones para deslizar y “correo prioritario” (hablaremos de ellas más adelante), entre otras. Estas dos últimas opciones son las que potencian Outlook frente a otros clientes sin complicarlo demasiado. Veamos cómo funciona.

El flujo de trabajo con Outlook

La aplicación facilita la instalación de casi todos los servicios más utilizados hoy en día: Exchange, Outlook.com, OneDrive, iCloud, Google, Yahoo!, Dropbox y Box. La filosofía de trabajo consiste en una Bandeja de Entrada compartida por todas las cuentas, aunque podemos seleccionar cualquier de ellas para trabajar con alguna de forma independiente. Uno de los puntos fuertes – aunque no sea una novedad rabiosa dentro de estos clientes – es la priorización del correo que nos llega, por “Prioritario” y “Otros”. Lo interesante aquí es que no existen muchas etiquetas de entrada, cosa que personalmente agradezco. Microsoft se ha centrado en “lo importante” y “el resto”.

La elección de estos correos en cada una de estas categorías es fruto de un proceso de aprendizaje que la aplicación realiza por defecto, aunque podemos mover correos de un lugar a otro, con lo que Outlook aprenderá también nuestros gustos. En una primera instalación, debo decir que la aplicación categorizó y muy bien mis correos principales de otros, por lo que no es un escollo hasta que funcione de forma aceptable. Y tampoco es tan complejo como otras alternativas, por lo que no tendremos que pasearnos por cinco pestañas hasta encontrar un correo sin categoría. En cualquier caso, siempre podemos desactivar esta característica y trabajar como siempre: las reglas no se perderán.

Microsoft ha dotado a la interfaz, muy claramente influencia por su época anterior como Acompli, del “traje Outlook”: sencillo, con toda la información importante mostrada en pantalla y las opciones más útiles muy accesibles. Así, tendremos un botón de acceso rápido a filtros de correos “sin leer”, “marcados” o “con adjuntos”, que es básicamente lo que más solemos necesitar al trabajar con una aplicación como ésta.

La lectura de un correo en Outlook para iOS es rápida, más que en la aplicación nativa de Apple Mail, cosa que será un factor de decisión importante a quienes se estén planteando el cambio. En la propia pantalla de lectura, se agrupan los correos por hilos de conversación (no configurable, lástima) muy similar a cómo lo hace Google en su Gmail. En el iPhone 6 Plus (y en la versión para iPad, por supuesto), la interfaz de Outlook cambia a modo partido cuando utilizamos el dispositivo en modo horizontal, cosa que se agradece.

Un punto que me ha gustado es la forma de navegar entre correos, utilizando gestos pero sin complicarnos demasiado: podemos leer todos nuestros correos pendientes seleccionando el primero y deslizando el dedo de derecha a izquierda para pasar el siguiente. Si hacemos el gesto contrario, iremos a la bandeja de entrada. No hay necesidad de acertar a ningún botón para estas acciones tan habituales que hacemos tantas veces al día.

Algo que me gustaría destacar de lo que he visto en mis pruebas, es cómo Outlook se puede utilizar para agendar reuniones o enviar nuestra disponibilidad: esto nos mostrará una vista de calendario para seleccionar las franjas que más nos interesa, y la aplicación creará un correo sencillo con el horario que preferimos a nuestro destinatario. En apenas unos clicks, cosa que me ha parecido muy bien pensada. También podemos enviar nuestra localización desde cualquier correo, que Outlook convertirá en un pequeño mapa y dirección automáticamente, cosa que puede ayudarnos todavía más a comunicar un punto de reunión sin necesidad de recurrir a aplicaciones externas.

Para acabar, otro de los puntos fuertes de Outlook: las opciones para deslizar. Todos las utilizamos a diario en distintas aplicaciones, pero Microsoft las ha dotado de personalización. Podemos elegir qué queremos hacer con las dos más usuales, deslizar a la izquierda y deslizar a la derecha. Entre lo que podemos configurar, se encuentra el archivado en el histórico, eliminar, programar, mover, marcar como leído o no leído y marcar. Al seleccionar las que más nos gusten, el trabajo con la aplicación se simplifica mucho.

Conclusiones

Microsoft viene apostando fuerte y la disponibilidad de sus aplicaciones en iOS nos beneficia y mucho a los usuarios de la plataforma. Sobre todo porque la compañía de Redmond ha sabido entender y orientar sus productos para las necesidades que los clientes actuales no acaban de aterrizar, y han sabido aprovechar la potencia de la empresa y su propio ecosistema, sin dejar de lado el resto (Google, iCloud y compañía).

Como puntos negativos, algún cuelgue repentino (no muchos, la verdad, no ha sido un problema), y algún problema de respuesta al pasar de un correo a otro. Existen algunas traducciones pendientes al español, y Microsoft debería plantearse homogeneizar el tipo de fuente en la lectura de correos, pero ninguno de estos problemas es determinante como para apartar de lado la aplicación.

Outlook para iOS es una apuesta muy fuerte de Microsoft a tener muy en cuenta

Más bien al contrario. La fuerte apuesta de la compañía de Redmond con Outlook busca el hueco del dock que ahora ocupa Mail en nuestros dispositivos, y ha conseguido poner en nuestras manos una aplicación práctica, útil y potente que – aun siendo una primera versión – funciona realmente bien y hace que no tengamos que perder de vista a Microsoft si continúa trabajando en esta línea y proponiendo soluciones tan interesantes para enriquecer el mundo iOS.