Así puedes convertir Recordatorios en un gestor GTD básico

Hace tiempo reflexionaba sobre cómo Apple tiene una gran oportunidad para incluir un gestor de tareas en su ecosistema de aplicaciones. Es algo que muchos usuarios consideran básico y muchas aplicaciones sacan ingresos, pero que de alguna manera se les ha escapado a los de Cupertino.

Y en ese debate estaba el de si Recordatorios podía ser ese gestor de tareas si le dabas cierta flexibilidad. Hay defensores y detractores de usar Recordatorios como gestor de tareas, así que he decidido hacer la prueba para ver al detalle lo que ganas y lo que pierdes adoptando esa aplicación como nuestro diario GTD.

Antes que nada hay que tener en cuenta que Recordatorios es una aplicación flexible pero muy simple, así que no esperes que vayas a obtener algo tan completo como Things. Lo que he hecho ha sido llevarme las principales secciones del sistema GTD y convertirlas en listas dentro de Recordatorios:

Ventajas e inconvenientes de utilizas Recordatorios como un gestor de tareas

Hoy, Pronto, Esperando, Algún Día... hay algunas listas más pero eso ya forma parte de mi modo de transformar el sistema GTD a mis exigencias. En cada una de esas listas podemos colocar como recordatorios todas las tareas e ideas que tengamos, sin entrar en detalles de ubicaciones u horas a las que debemos acordarnos de hacerlo. Somos nosotros quienes lo vamos gestionando.

Al mismo tiempo, también guardo aquellas tareas recurrentes en su propia lista. Al pulsar en la lista inteligente 'Programado' puedo verlas ordenadas cronológicamente, y también aparecen marcadas en el calendario. Combinando estos dos puntos, nos queda un gestor de tareas muy básico, pero probablemente suficiente para muchos.

Las ventajas que ofrece Recordatorios siendo usado así son varias:

• No hay que pagar nada, mientras que otros gestores de tareas más avanzados te piden suscripciones.
• La aplicación ya te viene incluida con todos los dispositivos de Apple, así que tienes tus recordatorios desde el minuto un tras iniciar sesión con tu ID de Apple.
• Recordatorios está integrado con Siri, algo que no todos los gestores pueden presumir de tener.
• Puedes consultar muy cómodamente los recordatorios desde el Apple Watch. La aplicación es rápida incluso en los relojes de la generación original de 2015.

Pero no todo son bondades:

• No puedes guardar una tarea para hacer en un día concreto si no estableces una hora a la que ese recordatorio expire. Mientras que en el resto de gestores de tareas puedes decir que quieres poner una tarea para "mañana", Recordatorios te obliga a hacerlo para "mañana a las 11:00".
• No puedes añadir demasiados datos adicionales a la tarea, y la interfaz para hacerlo no es la más cómoda del mundo. Y por supuesto, olvídate de proyectos o etiquetas en cada tarea.
• No hay integración con el calendario. Es algo que llevan gestores como Things 3 o Moleskine actions, y te ahorra tener que ir saltando entre cada aplicación.

El experimento puede ser un buen modo de probar el protocolo GTD sin tener que pagar por ningún gestor más completo y dedicado, para luego saltar o no dependiendo de si te va bien o no. También puede servir para aquellos que necesiten una gestión de tareas muy básica, o una aplicación auxiliar donde guardar más ideas o cosas por hacer.

Pero aún con esa flexibilidad, no puedes esperar obtener un gestor GTD completo con Recordatorios. Simplemente no tiene ese enfoque, Apple no ha hecho Recordatorios para controlar nuestras tareas y proyectos con esa complejidad. Si eres de lo que necesita más, lo mejor es que recurras a un servicio de pago con más características.