Productividad en Mac OS X: ayudas para la localización y organización

Como ya hemos visto en el anterior artículo sobre Productividad en Mac OS X, partir de una estructura organizada es el primer paso hacia la eficiencia.

Pero con el paso del tiempo surgen nuevas complicaciones: aumento del volumen de información, olvidos sobre el nombre usado para ese “archivo importante”, acumulación de más archivos del mismo tipo (jpeg, avi, mov, txt,...).

Mac OS X incluye herramientas de sobra para evitar esos problemas y acortar los tiempos al realizar una búsqueda, haciendo que perdamos el menor tiempo posible. Esas herramientas las conocemos todos pero ¿las exprimimos al máximo?.

Spotlight, buscador introducido por Apple en la versión 10.4 de Mac OS X, es sin duda la más importante y base del resto. Su potencia y rapidez son asombrosas. Pero puede ir más allá con unas sencillas modificaciones que permite desde el propio Panel de preferencias.

La primera opción que podremos variar será el orden con que muestra los resultados. Cuando usamos Spotlight, si varios archivos coinciden con el criterio de búsqueda, los resultados se agrupan según sean documentos, carpetas, documentos PDF,...

Preferencias Spotlight, Resultados de busqueda

Para ello, vamos a Panel de preferencias -> Spotlight -> Resultados de búsqueda. Si os fijáis vamos a poder marcar/desmarcar los grupos que nos puedan o no interesar, así como moverlos de posición con sólo hacer clic con el ratón y sin soltar, mover hacia arriba o abajo.

De esta forma, si escribimos “viaje” los resultados que contengan en su nombre, contenido,... la palabra “viaje” se mostrarán todos. Pero con el siguiente orden, en primer lugar los resultados que son Documentos, luego Documentos PDF y así sucesivamente.

La segunda opción sí incide en la velocidad de respuesta de Spotlight, Privacidad. En esta opción vamos a excluir los directorios donde, o bien sabemos que no habrán archivos nuestros o no queremos que urguen en ellos.

Preferencias Spotlight, Privacidad

Si excluimos todos los directorios que no sean Aplicaciones y los creados para almacenar nuestros datos (Documentos, Música, Imágenes, Descargas,...) ganaremos en velocidad, pues el número de archivos indexado baja drásticamente.

Otro consejo para ganar tiempo es usar los atajos de teclados de Spotlight. El primero es para abrir el mismo cuadro de búsquedas que cuando hacemos clic en su icono, situado a la derecha de la barra de menú de Finder y representado con el icono de una lupa. Para ello pulsamos Comando + barra espacio, el cuadro se abrirá y podremos escribir la busqueda directamente; luego con las flechas de dirección vamos moviéndonos por los resultados. Si queremos abrirlo directamente pulsamos intro, pero si por el contrario lo que queremos es mostrar la carpeta donde está ubicado pulsamos comando + intro.

Pero aún hay más, si pulsamos Alt + Comando + barra espacio se abre Spotlight en una ventana. Ésta permite realizar búsquedas avanzadas pues podemos crear filtros para acotar los resultados (algunos ejemplos: contiene, última apertura, modificación,...)

Ventana de Spotlight para búsquedas avanzadas

Para terminar, Spotlight no sólo podemos mejorarlo con las opciones que incluye sino también haciendo que los archivos sean más visibles a éste.

Se consigue insertando una breve descripción dentro de Comentarios de Spotlight. Esta opción está disponible pulsando Comando + i una vez seleccionado un archivo. Se abrirá una ventana y el primer recuadro es donde escribiremos dicha información.

Muy útil y recomendable para archivos comprimidos, vídeos o cualquier otro archivo que por su nombre podamos en un futuro llegar a olvidar que incluía.

Un ejemplo sencillo es aplicado a un archivo comprimido. Imaginad que el nombre es Temporal, con que sólo pasen unos pocos días podemos llegar a olvidar qué contenía. Pero si en los comentarios hacemos una descripción como la que veis en la imagen será muy sencillo localizar esas fotos del Viaje a París que no sabíamos dónde guardamos.

Existen más formas de exprimir Spotlight. Al igual que en otros buscadores usando “comillas” indicamos que busque exactamente lo escrito, etc… Podéis conocer algunas de estas sintaxis en el post que hizo ThinkWasabi.

Carpetas inteligentes, imprescindibles en mí día a día. Para loos que no lo recordéis os dejo un enlace al magnífico post de mi compañero Pedro Aznar sobre cómo trabajar con las carpetas inteligentes en Mac OS X.

Yo las uso en combinación de las etiquetas, habiendo establecido antes las siguientes: Roja=pendientes, Naranja=revisar, Amarillo=Trabajo, Verde=Terminados. Luego me creo tres carpetas donde, usando los diferentes criterios, establezco que busque los archivos con la etiqueta de color que me interese.

De esta forma consigo: mantener los archivos en las ubicaciones creadas, pues las carpetas inteligentes no tienen el contenido físicamente sino que son meros recipientes; y por otro lado un rápido acceso a todo el materia con el que estoy trabajando (post, screencast,...) sin tener que saltar de una carpeta a otra según vaya trabajando en uno u otro.

Además accedo a ella de dos formas distintas. La primera es colocando alias en el Dock. La segunda es usando Quicksilver, que veremos en el siguiente articulo donde os mostraré cinco aplicaciones productivas según mi criterio.

En Applesfera | Productividad en Mac OS X: organización de los medios de almacenamiento

Productividad en Mac OS X son una serie de artículos que pretenden mejorar los hábitos, proporcionar métodos y trucos para aumentar la productividad. Todo desde la experiencia del autor, quien espera que si conoces alguna forma de mejorarlo lo comentes para beneficio de todos.