Comparativa de aplicaciones recolectoras de notas (II): ShoveBox y Evernote

En la anterior edición de esta comparativa revisamos las aplicaciones más clásicas para la introducción de notas, aplicaciones como Yojimbo o Journler que nos facilitan la recolección de todos aquellos trozos de información que más tarde queramos recuperar, como por ejemplo urls, imágenes, números de serie, contraseñas o simples anotaciones con ideas.

Hoy sin embargo damos una vuelta de tuerca más a aquella recopilación y vamos a hablar sobre dos aplicaciones que considero que han elevado el listón y han marcado un precedente en cuanto a generar anotaciones se refiere, son Evernote y Shovebox. En la entrada extendida hablaremos de cada una de ellas.

ShoveBox

Shovebox es un espacio donde poder almacenar nuestras anotaciones, favoritos, urls interesantes, imágenes, pdfs y cualquier cosa que se nos ocurra. Y me diréis, bueno esto ya lo hacían Yojimbo, Together o Journler y es verdad, tenéis razón, pero la diferencia está en que ShoveBox reside en nuestro menú, apenas la vemos activa como una aplicación al uso y permite unta integración con nuestro flujo de trabajo nunca vista.

Basta que desde cualquier aplicación tecleemos un atajo de teclado para traernos su interfaz rápida de anotación QuickJot mediante la que introduciremos pequeños trozos de texto de forma muy rápida. Pero es que además para cualquier imagen o url podemos arrastrarlas al pequeño icono del menú para que queden organizadas dentro de ShoveBox. También tiene la posibilidad de importar una nota desde lo que tengamos copiado en el portapapeles o bien recoger una instantánea vía la iSight de vuestro Mac. Tiene como no, integración con Growl para identificar que realmente se han introducido las anotaciones en su gestor.

Porque si algo tiene bueno Shovebox y que lo diferencia de otros es la capacidad de definir reglas de introducción y clasificación de forma similar a como haríamos las listas inteligentes de iTunes. De esta manera podemos definir que si en el texto introducido aparece tal o cual palabra clave o bien en cualquier introducción en Shovebox para un tipo de archivo o lo que nuestra imaginación dicte, definir un conjunto de acciones a realizar sobre ese archivo, acciones tales como mover a una carpeta, etiquetarlo de forma distinta, marcarlo como importante o simplemente abrirlo, borrarlo o ejecutar un Applescript sobre él. Así también podremos aplicar una jerarquía de carpetas donde disponer la información y podemos aplicar la metodología GTD sobre las anotaciones que hagamos: basta con definir un conjunto de carpetas Inbox, Today, Next y Some Day para tener una disposición de nuestras tareas de forma agrupada como haríamos siguiendo la metodología de David Allen, aunque está claro que hay otro tipo de aplicaciones como Things más acordes para realizar esto, con ShoveBox tenemos también esa posibilidad.

Como veis las posibilidades que ofrece ShoveBox son realmente altas, permitiendo una personalización tremenda del proceso de anotación y recogida de pedazos de información interesantes. No contentos con eso en ShoveBox podemos añadir comentarios a cada anotación o imagen, podemos exportar las notas a texto plano, RTF o Word, podemos etiquetarlas con colores distintos y lo más interesante: definir atajos de teclado para la información recurrente.

Pero sigamos con la personalización, que es el aspecto más importante de la aplicación, y es que con Shovebox cada anotación puede ser configurada con dos atajos de teclado, uno para poder acceder de forma rápida y otro para insertar el contenido de la anotación en la aplicación en la que os encontréis, de forma similar a como se hace en TextExpander (aunque siendo bastante menos potente) ya que con solo una pulsación de teclas podremos insertar contenido repetitivo. Esta característica es especialmente útil para poner trozos de código HTML como tags y demás y luego poder escribirlos sin esfuerzo.

También debemos tener en cuenta que en breve aparecerá una aplicación para el iPhone de ShoveBox que en teoría sincronizará cuando conectemos nuestro terminal ya que una de las cosas que echo en falta en esta aplicación es que no tiene acceso remoto, como sí veremos que tiene Evernote.

En lo que respecta al precio de la licencia ShoveBox es shareware y vale 25 dólares la licencia individual, hace poco conseguí una licencia vía MacHeist y la verdad que es una aplicación que en líneas generales va muy bien y ofrece grandes posibilidades, sin embargo prefiero Evernote entre otros motivos por que para un uso digamos normal y sencillo, para un uso típico con la versión gratuita de Evernote éste ofrece ventajas claras sobre Shovebox, como veremos a continuación.

Evernote

Evernote es la aplicación de anotación por excelencia, se ha convertido en el máximo exponente de este tipo de aplicaciones debido básicamente a tres pilares: accesibilidad en remoto vía web y posibilidades de sincronización en la nube, es un programa multiplataforma con versiones para casi cualquier sistema operativo, dispositivo y marca y finalmente, se trata de una aplicación al igual que ShoveBox completamente personalizable y extremadamente sencilla de usar.

Primeramente debemos hablar del Clipper de Evernote, que es algo similar a la aplicación que antes os describía Shovebox ya que mediante un rápido click en el icono del menú tendremos la posibilidad de pegar en evernote como una nota lo que haya en el portapapeles o bien sacar una captura de pantalla de forma rápida para guardarla en una nota. También permite realizar una búsqueda rápida o bien acceder a las preferencias de la aplicación.

En Evernote la información se estructura en libretas (notebooks) donde podremos ir recogiendo notas que iremos agregando a cada una de ellas, esas notas que pueden tener información en texto plano, pueden ser imágenes u otros documentos. También permite un etiquetado de cada anotación y una búsqueda tremendamente potente, donde nuestras imágenes serán escaneadas para detectar textos en ellas de forma que estas anotaciones puedan estar disponibles también en los resultados de determinadas búsquedas.

Lo mejor quizás de Evernote es que cuentan con una interfaz web muy cuidada, una extensión para Firefox o Flock, un bookmarklet para la fácil introducción de información desde cualquier navegador, una versión web reducida y optimizada para terminales móviles, una aplicación gratuita para el iPhone o para Windows Mobile, versiones de la aplicación de escritorio para Mac y Windows... en definitiva que tienes tus notas y tus libretas accesibles desde cualquier lugar en cualquier situación y permanentemente sincronizadas. Además que la sincronización, distribución y organización de las notas funciona a las mil maravillas en cualquier versión de Evernote, es simplemente alucinante lo bien que va este mecanismo, o las mismas aplicaciones en sí que tienen un comportamiento muy similar entre las distintas plataformas, no se hace raro trabajar con las distintas versiones.

Desde la aplicación de escritorio, dispondremos de varios modos de visualización de las notas en la aplicación y podremos tomar notas directamente desde la iSight también o bien enviar por correo alguna de nuestras anotaciones de forma fácil y rápida mediante otro botón de su pantalla principal. Para introducir una nota, podemos hacerlo vía el clipper o el bookmarklet o bien arrastrando y soltando sobre el icono de la aplicación en el Dock, así de sencillo.

Para intentar combinar lo que es Evernote con la metodología GTD, en Productivity 101 tienen publicadas 4 entradas que nos explican (en inglés eso sí) como hacerlo, básicamente el truco consiste en crear libretas donde dispondremos nuestras tareas y notas en base a la metodología descrita por David Allen. También nos enseñan en este blog la posibilidad de introducir notas en Evernote directamente desde Quicksilver, de forma que obtendremos un comportamiento similar al que os comenté con el QuickJot de ShoveBox.

En ThinkWasabi el doctor ha empezado a publicar algunas entradas enmarcadas bajo el tag “101usosdeEvernote” para que vayáis viendo el funcionamiento y los pequeños trucos que tiene Evernote, os recomiendo pasar por ahí para ir aprendiendo formas alternativas y pequeños atajos que aplicar al uso habitual de Evernote.

Finalmente he de hablaros de la versión de pago de Evernote que nos ofrece un servicio Premium en el que tendremos un límite de 500MB de sincronización mensual (en la versión grautita tenemos 40MB, más que suficientes para un uso normal del programa) y no tendremos restricciones en los tipos de archivo almacenados a no ser que superen los 45MB por archivo (en la versión grautita podemos subir imágenes, html, pdf y archivos de texto o de sonido). La versión de pago también implementa una transferencia de archivos más segura usando el protocolo SSL. Vale la penapagar los 5 dólares mensuales o 45 anuales? Pues la verdad es que para un uso normal de la aplicación creo que no, si lo vamos a usar intensivamente, si necesitamos tener acceso continuo y sabemos que con el ancho de banda de la versión normal no tendremos suficiente, entonces quizás debamos contratar la versión Premium pero para un uso cotidiano, la versión gratuita es más que suficiente, a continuación está la tabla comparativa de ambas versiones para que os hagáis una idea.

En resumidas cuentas os recomiendo que probéis la aplicación, no perdéis nada con ello y si os interesa un aplicación de anotación cómoda, versátil y gratuita no lo dudéis y apostad por Evernote. Si no queréis sincronizar y tenéis muy claro que preferís una aplicación de escritorio, quizás os conviene dar un repaso tanto a ShoveBox como a las distintas aplicaciones que repasamos el otro día como Yojimbo o Together.

Actualización: Samuel me recuerda que él se encargó de hacer unos screencasts sobre Evernote hace tiempo, los he incluido al final de la entrada… ¡Gracias Samu!

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